Obračun povračila stroškov za službeno pot in davčna obravnava uporabe službenega avtomobila v primeru dela od doma
 
Pojasnilo DURS, št. 4210-4697/2011, 14. 4. 2011 

Prejeli smo dve vprašanji zavezanca, in sicer:

1. Vprašanje
Zavezanec želi zaposlenim, ki uporabljajo službeno vozilo tudi v privatne namene (goriva za privatno rabo vozila jim ne zagotavlja), povrniti stroške službenih poti na podlagi podatka o prevoženih kilometrih v službene namene, porabi goriva za posamezen tip vozila in veljavnih cen goriva. Zanima ga, ali je navedeni način obračunavanja povračil stroškov za službene poti pravilen, glede na veljavno Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja in Zakon o dohodnini.

2. Vprašanje
Zavezanec navaja, da ima z delavcem sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, v kateri je opredeljeno, da delavec dela od doma in, da mu zagotavlja službeno vozilo, ki pa ga lahko uporablja le v službene namene. Zanima ga, ali se pot od delavčevega doma do sedeža podjetja za davčne namene upošteva kot raba vozila za službene potrebe, ali kot raba vozila v zasebne namene.

V nadaljevanju pojasnjujemo.

K 1. vprašanju

Povračilo stroškov goriva za službeno pot, opravljeno s službenim vozilom, se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja v višini dejansko nastalih stroškov, če je dokumentirano z računom in potnim nalogom. 

Davčno obravnavo povračil stroškov v zvezi z delom ureja Zakon o dohodnini – ZDoh-2 (Uradni list RS, št. 13/11 – UPB7), ki v 44. členu med dohodke iz delovnega razmerja, ki se ne vštevajo v davčno osnovo, uvršča tudi povračila stroškov v zvezi s službenim potovanjem, in sicer pod pogoji in do višin, ki jih določi vlada. 

Višino povračil ureja Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba (Uradni list RS, št. 140/06, 76/08), ki v drugem odstavku 5. člena določa, da se dejanski stroški goriva, če se uporablja službeno vozilo za prevoz na službenem potovanju, ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja. Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.

V primeru, ko zaposleni uporablja službeno vozilo tudi v privatne namene, podjetje pa mu ne zagotavlja goriva za opravljene poti v privatne namene, je treba dejanske stroške goriva sorazmerno razmejiti. Razmejitev stroškov goriva med stroški za službene in stroški za privatne vožnje mora biti pregledna in dokumentirana z verodostojnimi dokazili. Menimo, da se pri izračunu lahko uporabljajo tudi podatki o povprečni porabi goriva za posamezen tip vozila. Ob tem pa je treba upoštevati podatke o prevoženih kilometrih v službene namene, dokumentirane s potnimi nalogi, dejanski strošek goriva, dokumentiran z računom in veljavno ceno goriva. 

K 2. vprašanju

V primeru, da je zaposleni, ki ima sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za opravljanje dela na domu, s strani delodajalca na podlagi potnega naloga napoten z namenom, da opravi določena dela ali naloge, na sedež delodajalca, se opravljena pot šteje za službeno pot.

Uredba v 3. členu določa, da je mesto opravljanja dela po tej uredbi mesto, kjer se delo opravlja oziroma se začne opravljati. V obravnavanem primeru mesto opravljanja dela, skladno s pogodbo o zaposlitvi, ni sedež delodajalca, temveč opravlja delavec delo od doma. V primeru, ko delavec opravi pot od mesta opravljanja dela, v konkretnem primeru od doma, do sedeža podjetja s službenim vozilom, to ne predstavlja rabe vozila v privatne namene, pod pogojem, da je predhodno izdan potni nalog s strani delodajalca z namenom opravljanja del in nalog izven mesta opravljanja dela, opredeljenega v pogodbi o zaposlitvi. Če pa delavec v določenem dnevu svoje delo začne dejansko opravljati na sedežu delodajalca, se vožnja od njegovega prebivališča do sedeža delodajalca, šteje za vožnjo v privatne namene.

V obeh obravnavanih primerih je pomembno vodenje ustreznih evidenc, na podlagi katerih je možno verodostojno izkazovanje stroškov v zvezi s službenim vozilom. Po določilih Slovenskih računovodskih standardov – SRS 2006 se potni stroški v zvezi s službenim potovanjem štejejo za stroške storitev, pripoznavajo pa se na podlagi listin, ki dokazujejo, da so povezani z nastalimi gospodarskimi koristmi. Službena pot velja za poslovni dogodek, ki ga zaposleni lahko opravi le na podlagi predhodno izdanega potnega naloga, o izdaji katerega odloča poslovodstvo. Izdan potni nalog je podlaga za izdajo knjigovodske listine, s katero je mogoče pripoznati nastale potne stroške.

Ob tem velja opozoriti, da je v obeh obravnavanih primerih delodajalec tudi plačnik davka v smislu 58. člena Zakona o davčnem postopku – ZDavP-2 (Uradni list RS, št. 13/11 – UPB4), ki mora zagotoviti vse pogoje in poznati okoliščine posameznega primera, da bo davčni odtegljaj od dohodkov iz delovnega razmerja izračunan pravilno. Skladno s četrtim odstavkom 59. člena ZDavP-2 v primeru, če davčni organ ugotovi, da plačnik davka davčnega odtegljaja ni odtegnil in plačal, ali ga ni odtegnil in plačal pravilno, davčni odtegljaj v delu, ki ni bil odtegnjen, s pripadajočimi dajatvami bremeni plačnika davka.