3.9.6 Kako knjižiti popisne razlike pri gospodarskih družbah
Fenja Borštnar
Bliža se konec leta in s tem popis oziroma inventura sredstev in obveznosti do virov sredstev. Ker se v praksi vsako leto pojavljajo vprašanja glede popisnih razlik in knjiženja le teh, v nadaljevanju predstavljam knjiženje nekaterih primerov popisnih razlik pri gospodarskih družbah.
Gospodarske družbe so tiste, ki so ustanovljene v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1), ter se delijo na kapitalske (d.d. in d.o.o.) in osebne družbe (d.n.o, k.d.).
ZGD-1 določa, da je obvezno najmanj enkrat letno preveriti, če se stanje aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem. Podrobnejša navodila prepušča standardom.
Pravila skrbnega računovodenja (PSR) 7 - Računovodsko nadziranje - določajo, da organizacija popiše sredstva in dolgove praviloma na koncu ali čim bliže koncu poslovnega leta.
Skladno s PSR lahko družbe z aktom (sklepom) sklenejo, da ne bodo vsako leto popisovale knjig, filmov, fotografij, arhivskega gradiva, kulturnih spomenikov, predmetov muzejske vrednosti, likovnih umetnin in predmetov, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let.
Družbe v aktu o popisu določijo čas in način izvedbe popisa. Izdelajo načrt za popis, imenujejo popisne komisije, pripravijo sredstva za popis, izvedejo popis, ugotovijo popisne razlike, vzroke zanje, predlagajo spremembe ter na koncu sestavijo zapisnik oziroma poročilo o opravljenem popisu.
Popisna komisija razčisti tudi vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem ter ponudi organu upravljanja predloge za odpravo razlik. Na podlagi vseh podatkov se organ upravljanja odloči, ali bo za ugotovljeni primanjkljaj obremenil odgovorno osebo ali ne.
Organ upravljanja obravnava poročilo o popisu ob navzočnosti popisne komisije in vodje knjigovodstva ter odloči o načinu knjiženja in likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti ter o drugih knjiženjih, povezanih z ugotovitvami popisne komisije.
Poročilo o opravljenem popisu skupaj z odločbami in sklepi organa upravljanja se pošlje knjigovodski službi, da knjiži razlike in uskladi knjigovodsko stanje z dejanskim. Družba mora v aktu določiti do kdaj je treba poročilo in popisne liste oddati knjigovodski službi. S predpisi namreč ni določen datum, do katerega mora knjigovodska služba prejeti popisno poročilo.
Na podlagi predloženega poročila se v poslovne knjige knjižijo razlike…
