Pravilnik o popisu sredstev in obveznosti (vzorec)

Na podlagi 4. odstavka 54. člena Zakona o gospodarskih organizacijah (ZGD-1), Slovenskih računovodskih standardov 2024 in pravil skrbnega računovodenja št. 7 ter _____ člena Pravilnika o računovodstvu je direktor podjetja ________________________ sprejel:

Organizacija _____________________________ je dolžna sestaviti takšne računovodske izkaze in poslovna poročila, ki prikazujejo resnično stanje njenega premoženja. Podlaga za izdelavo računovodskih izkazov so poslovne knjige, v katerih vodi tudi stanje in gibanje sredstev. Zaradi najrazličnejših vzrokov se lahko stanje sredstev in obveznosti do njihovih virov, izkazano v poslovnih knjigah, razlikuje od njihovega dejanskega stanja. Ukrep, s katerim se preverja zanesljivost podatkov, je popis oziroma inventura. Razlike med evidentiranim in dejanskim stanjem, ki se ugotovijo s popisom, je potrebno med seboj uskladiti in tako zagotoviti dejanske in kakovostne računovodske informacije.

Z namenom, da se v poslovnih poročilih zagotovijo dejanski podatki, se sredstva in obveznosti do njihovih virov popisujejo, stanja v poslovnih knjigah pa se usklajujejo s stanji, ugotovljenimi s popisom.

Popisujejo se:

• sredstva v podjetju, kot tudi tista, ki so zunaj podjetja,

• obveznosti do virov sredstev in

• sredstva, ki so pri podjetju le začasno (last drugih oseb).

Popisi sredstev in obveznosti do njihovih virov so redni in izredni ter lahko zajamejo vsa sredstva in obveznosti do njihovih virov (popolni) ali pa le njihov del (delni).

Redni letni popis je popolni popis in se praviloma opravi po stanju na dan 31. decembra, oziroma po vnaprej določenem rokovniku.

Izredni popisi se opravijo ob:

• statusnih spremembah (spojitvah, pripojitvah, itd.),

• začetku stečajnega ali likvidacijskega postopka,

• prevzemu oziroma oddaji vseh vrst sredstev in obveznosti (tudi denarnih) med delavci podjetja oziroma med podjetjem in drugimi osebami (dajanju v najem in drugem),

• prenehanju posamezne dejavnosti ali zaprtju poslovne enote ter

• nekaterih drugih dogodkih (elementarnih nesrečah, požarih, vlomih in drugo).

Postopni (kontinuirani) popisi se opravljajo za zaloge.

Ob sumu tatvin in nepravilnega poslovanja lahko direktor odredi nenapovedan izredni popis.

Popis je lahko tudi postopni (pri zalogah in blagu za prodajo), kar pripomore k sprotni seznanitvi z gibanjem in stanjem zalog, vendar je potrebno poleg postopnih popisov najmanj enkrat letno opraviti tudi popolni popis teh sredstev.

Letni popis se opravi na koncu ali čim bliže koncu poslovnega leta.

Popisujejo se:

• neopredmetena dolgoročna sredstva in dolgoročne aktivne časovne razmejitve,

• neopredmetena dolgoročna sredstva v najemu

• naložbene nepremičnine,

• naložbene nepremičnine v najemu,

• nepremičnine (zemljišča, zgradbe in nepremičnine v gradnji oziroma izdelavi),

• nepremičnine v najemu,

• oprema in druga opredmetena osnovna sredstva (oprema, drobni inventar, biološka sredstva ter oprema in druga opredmetena osnovna sredstva v gradnji oziroma izdelavi),

• oprema v najemu,

• dolgoročne finančne naložbe,

• dolgoročne poslovne terjatve,

• odložene terjatve za davek,

• denarna sredstva v blagajni in takoj udenarljivi vrednostni papirji (denarna sredstva v blagajni, devizna sredstva v blagajni, izdani čeki, prejeti čeki, takoj udenarljivi dolžniški vrednostni papirji),

• denarna sredstva na računih pri bankah in drugih finančnih inštitucijah,

• kratkoročne poslovne terjatve,

• kratkoročne finančne naložbe,

• kratkoročne aktivne časovne razmejitve,

• sredstva, vključena v skupine za odtujitev,

• kratkoročne obveznosti,

• kratkoročne pasivne časovne razmejitve,

• zaloge surovin, materiala, drobnega inventarja in embalaže,

• zaloge nedokončane proizvodnje, polproizvodov in proizvodov ter storitev,

• zaloge blaga, namenjenega prodaji,

• kapital in

• dolgoročne rezervacije.

Poleg navedenega je potrebno popisati tudi sredstva, ki jih ima podjetje le začasno. Taka sredstva so npr. vračljiva embalaža in sredstva, ki so v najemu, popravilu, oplemenitenju, skladiščenju, komisijski, konsignacijski ali zastopniški prodaji. Sredstva je potrebno popisati ločeno od ostalih sredstev. Popisujejo se po lastnikih, ki se jim pošljejo tudi popisni listi. Pred začetkom popisa se mora lastnike sredstev, vzetih v skladiščenje ali pa v komisijsko, konsignacijsko ali zastopniško prodajo, obvestiti o dnevih popisovanja in jih povabiti k sodelovanju pri popisu.

Neopredmetena dolgoročna sredstva so sredstva, ki jih ima podjetje v lasti ali najemu in jih uporablja pri opravljanju svoje dejavnosti v obdobju, daljšem od enega leta, čeprav fizično ne obstajajo. Popis neopredmetenih dolgoročnih sredstev tako zajema:

• naložbe v dobro ime (tj. v presežek nabavne vrednosti prevzetega podjetja ali dela - prevzetega podjetja nad določljivo pošteno vrednostjo pridobljenih sredstev, zmanjšano za njegove dolgove in pogojne obveznosti),

• usredstvene stroške naložb v tuja opredmetena osnovna sredstva,

• odložene stroške razvijanja (npr. sem sodijo tudi organizacijski stroški preden se prične poslovanje),

• naložbe v pridobljene dolgoročne pravice do industrijske lastnine (npr. v koncesije, patente, licence, blagovne znamke ipd.),

• druga neopredmetena dolgoročna sredstva,

• dane predujme za neopredmetena dolgoročna sredstva.

V popisnih listih se loči neopredmetena sredstva, ki imajo nedoločeno dobo koristnosti (to je lahko npr. dobro ime, ki se v primeru, da ima nedoločeno dobo koristnosti, ne amortizira, ampak se prevrednotuje zaradi oslabitve) in neopredmetena sredstva, ki imajo končno dobo koristnosti in se njihova knjigovodska vrednost zmanjšuje z amortiziranjem.

Popis neopredmetenih dolgoročnih sredstev se praviloma opravi v januarju, ko so evidentirani vsi poslovni dogodki obračunskega obdobja, ki se nanašajo na neopredmetena dolgoročna sredstva. Popis se lahko opravi tudi že prej, npr. v novembru, vendar je potem potrebno ob koncu leta uskladiti stanje.

Opredmetena osnovna sredstva so sredstva, ki jih ima podjetje v lasti ali najemu in jih uporablja pri opravljanju svoje dejavnosti več kot eno obračunsko obdobje. Popis opredmetenih osnovnih sredstev tako zajema:

• zemljišča,

• zgradbe,

• zgradbe v gradnji oz. izdelavi,

• dane predujme za zgradbe in zemljišča,

• opremo in nadomestne dele,

• drobni inventar,

• biološka sredstva,

• druga opredmetena osnovna sredstva,

• opremo in druga opredmetena osnovna sredstva v gradnji oz. izdelavi.

Popis poteka tako, da se popiše opredmetena osnovna sredstva ločeno za sredstva v uporabi, sredstva, ki se trajno ne uporabljajo, čeprav so še uporabna in sredstva, ki so poškodovana ali uničena (npr. strojelom). Prav tako se v posebne popisne liste popiše sredstva, ki jih podjetje pridobi na podlagi finančnega najema in jih izkazuje med svojimi opredmetenimi osnovnimi sredstvi.

Osnovni pripomoček popisa opredmetenih osnovnih sredstev so popisni listi, ki se kot računalniški izpisi pripravijo vnaprej. Vsebujejo naslednje podatke:

• ime sredstva,

• nahajališče,

• inventarno številko,

• prostor za opombe,

• po želji še druge podatke (amortizacijska skupina, stroškovno mesto, itd.).

Popisni listi vsebujejo podatke o količinah, po opravljenem popisu pa se popisno komisijo seznani tudi z vrednostmi.

Pri popisu opredmetenih osnovnih sredstev, ki se pridobivajo, mora popisna komisija ugotoviti:

• ali stopnja dokončanosti (kakor je izkazana in obračunana po začasnih situacijah oz. obračunih) ustreza dejanski stopnji dokončanosti,

• ali so bila izplačila izvajalcem pravilna.

Temeljni elementi popisa zemljišč so:

• lokacija (katastrska občina in parcelna številka),

• obseg (število hektarov, arov, kvadratnih metrov) in

• vrsta zemljišča.

Popis zemljišč zajema:

• kmetijska zemljišča, ki jih ločimo na obdelovalne površine (njive, travniki in gozdne površine – plantaže) ter neobdelovalne površine (pašniki, barjanski travniki in trstičja),

• gozdovi,

• zemljišča (tista pod objekti, parkirišča in druga) in javne zelene površine (zelenice, javni parki, pokopališča in javna igrišča),

• nepozidana zemljišča (stavbna in druga),

• vodna zemljišča (ribniki in druga),

• nerodovitna in druga zemljišča (melišča, prodišča, odlagališča odpadkov, kamnolomi in druga),

• zemljišča za površinsko pridobivanje rudnin in mineralov,

• …