Danes je 23.9.2021

Input:

Davčna obravnava povračil stroškov zaposlenim (prevoz, prehrana, terenski dodatek, službene poti)

9.8.2021, , Vir: Verlag Dashöfer

Dopolnitve odgovorov na vprašanja so dostopne tukaj.

Vsebino celotne on-line klepetalnice v pdf obliki si lahko naložite tukaj. 

JAVNI SEKTOR: Za potrebe obračuna nadomestila prevoza na delo in z dela nam je zaposleni za mesec julij 2021 dostavil račun za nakup mesečne vozovnice, pri čemer je bil julija prisoten na delu le nekaj dni.

Pri plači za julij 2021 smo mu izvedli povračilo stroška prevoza na delo v celoti - v višini zneska na računu ter mu (skladno s pojasnili) sorazmerni del za čas, ko ni bil prisoten na delu obdavčili kot boniteto, z vsemi prispevki in akontacijo dohodnine. Sorazmerni del zneska računa, preračunano na tiste dni, ko je bil na delu prisoten, pa smo mu izplačali neobdavčeno. Ali smo je to pravilno?

V celoti ste ravnali pravilno, tj. skladno z "Dogovorom o odpravi varčevalnih ukrepov v zvezi s povračili stroškov in drugimi prejemki javnih uslužbencev, zamiku izplačilnega dneva plače pri proračunskih uporabnikih ter regresu za letni dopust za leto 2021"

GOSPODARSTVO: Izplačujemo dnevno karto za avtobus glede na prisotnost.

Primer: Za prisotnost 22 delovnih dni dobi delavec izplačano 168,00EUR, ker ta znesek preseže 140,00EUR, naredimo preračun po kilometrih in sicer po 0,18EUR/km za 50 km znese znesek 198,00EUR.

- Če prav razumemo delavcu izplačamo neobdavčenih 168,00EUR, ker je preračun v km večji kot dnevna karta za avtobus?

- Če bi bil izračun v km npr. 135,00EUR, bi morali razliko od 140,00 do 168,00 obdavčiti?

- Ali mora biti na plačilni listi ločeno prikazan prevoz na delo:

Do uredbe: 140,00EUR

Nad uredbo: 28,00EUR

- Ali lahko zaposlenemu izplačamo bolj ugoden znesek 198,00EUR za prevoz po izračunani kilometrini in ali moramo to zapisati v internem aktu, da spreminjamo način obračuna prevoza na delo?

- Razumete prav, kar pomeni, da delavcu izplačate neobdavčenih 168,00 evrov, ker je preračun v km večji kot dnevna karta za avtobus;

- Če bi bil izračun v km npr. 135,00 evrov, bi morali razliko od 140,00 do 168,00 obdavčiti;

- Ločenega prikaza prevoza na delo na plačilni listi obstoječa zakonodaja ne predpisuje;

- Zaposlenemu lahko izplačate bolj ugoden znesek 198,00 EUR za prevoz po izračunani kilometrini, prav tako menim, da morate navedeno zapisati v internem aktu (sprememba načina obračuna prevoza na delo).

GOSPODARSTVO: Pozdravljeni, zanima me, ali se sedaj povrne prevoz na delo, ko je oddaljenost prebivališča več kot 1 km oddaljena od delovnega mesta?

Prvi odstavek 3. člena Uredbe določa osnovni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo, in sicer v višini 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.

GOSPODARSTVO: Ali velja sprememba uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov za plače za mesec avgust 2021, ki bodo izplačane septembra 2021?

Spremembe Uredbe se začnejo uporabljati za vse ostale delojemalce (izven javnega sektorja) za povračila stroškov prevoza na delo in z dela pri obračunu za mesec september 2021, za povračila stroškov prevoza do vključno meseca avgusta 2021 pa se uporablja 3. člen Uredbe (Uradni list, RS 140/06, 76/08, 63/17 in 71/18), torej brez spremembe, objavljene v Uradnem listu 104/21, kar pomeni za plače za mesec avgust 2021, ki bodo izplačane septembra 2021.

JAVNI SEKTOR: V ustanovi imamo službena vozila. Kaj se izplača zaposlenemu (kilometrina ali gorivo), ki gre na službeno pot in noče potovati s službenim vozilom, ampak s svojim avtom?

Bistvena sprememba pri uporabi lastnega avtomobila v službene namene je višina kilometrine, ki sedaj znaša 30 odstotkov cene neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov za prevoženi kilometer. Uporaba lastnega avtomobila v službene namene je izjemoma mogoča samo na podlagi dogovora med delodajalcem in javnim uslužbencem ali na podlagi potnega naloga, če drugače ni možno opraviti službene poti oziroma rednega dela. Če je javnemu uslužbencu v službene namene odobrena uporaba lastnega avtomobila, se mu povrnejo stroški za uporabo lastnega avtomobila v obliki kilometrine na podlagi dogovora ali potnega naloga.

Za obračun kilometrine za uporabo lastnega avtomobila v službene namene se za podatek o ceni neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov uporabi najvišja cena bencina, ki je bila poročana Evropski komisiji za pretekli mesec, ki jo za vsak mesec posebej sporoči ministrstvo, pristojno za energijo, ministrstvu, pristojnemu za javno upravo, ki jo objavi na svoji spletni strani. Ta cena se uporablja od prvega dne v mesecu, v katerem je bil podatek objavljen na spletni strani ministrstva, pristojnega za javno upravo.

GOSPODARSTVO: Pozdravljeni, če sem dobro razumela: če delavec dela npr. 5 dni v mesecu in če je oddaljenost od službe npr. 2 km, se mu po novem pravilu lahko izplača 140 eur/mesečno brez obdavčitve?

Delodajalec mora pri določitvi višine povračila stroškov prevoza na delo in z dela delojemalcu prvenstveno upoštevati znesek, ki je kot pravica iz delovnega razmerja določen v delovnopravnih predpisih, ki ga zavezujejo. Pri izplačilu povračila delojemalcu pa mora delodajalec kot plačnik davka po Uredbi ugotoviti znesek, do katerega se povračilo ne všteva v davčno osnovo. Osnovno pravilo določitve neobdavčenega zneska povračila stroškov prevoza na delo in z dela je v višini 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča. Če je tako izračunan znesek (kilometrina) nižji od 140 eur, pa se kot najvišji neobdavčen znesek upošteva 140 eur. Znesek 140 eur predstavlja mesečni pavšalni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza ne všteva v davčno osnovo. Pri tem ni pomembno število dni prisotnosti na delu v posameznem mesecu. Edina pogoja za upoštevanje neobdavčenega zneska 140 eur sta:

- vsaj en dan prisotnosti na delu v mesecu in

- vsaj en kilometer oddaljenosti od kraja običajnega prebivališča delojemalca do delovnega mesta.

Zneski, določeni v Uredbi so zneski, do katerega je prejeto povračilo pri posameznem delojemalcu lahko neobdavčeno, so torej določeni kot najvišji možni davčno priznani zneski, delodajalci pa morajo zaposlenim zagotoviti zneske povračil, določene z delovnopravnimi predpisi in akti. Ti zneski so lahko višji ali pa nižji od zneska, do katerega se povračilo v skladu z uredbo ne všteva v davčno osnovo.

Primeroma, če delodajalec delojemalcu s prebivališčem, ki je od delovnega mesta oddaljeno 3 km, v skladu s kolektivno pogodbo izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 37,00 eur, se ta znesek ne všteva v davčno osnovo. V tem primeru se uporabi drugi odstavek 3. člena Uredbe, saj neobdavčen znesek po prvem odstavku 3. člena nove Uredbe znaša 21,60 eur (6 km x 20 dni x 0,18 eur). V tem primeru je torej znesek, izračunan po prvem odstavku (kilometrina) za posamezni mesec nižji od 140,00 eur in se tako celotno izplačilo povračila v višini cene mesečne vozovnice karte (37,00 eur) ne všteva v davčno osnovo. Če delodajalec delojemalcu s prebivališčem, ki je od delovnega mesta oddaljeno 50 km, v skladu s kolektivno pogodbo izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini 179 eur (mesečna vozovnica), se ta znesek, če je delojemalec prisoten na delovnem mestu cel mesec (npr. 20 dni) ne všteva v davčno osnovo. V tem primeru se uporabi prvi odstavek 3. člena Uredbe, saj neobdavčen znesek po prvem odstavku 3. člena Uredbe znaša 360 eur (100 km x 20 dni x 0,18 eur). V tem primeru je torej znesek, ki se ne všteva v davčno osnovo določen po prvem odstavku 3. člena Uredbe, saj je ta za mesec višji od 140,00 eur. Če bi bil v tem primeru delojemalec na delovnem mestu prisoten samo 7 dni v mesecu, se v davčno osnovo ne bi vštevalo povračilo do zneska 140 eur, razlika do izplačanega povračila 179 eur (39 eur) pa se bi vštela v davčno osnovo. V tem primeru se uporabi drugi odstavek 3. člena Uredbe, saj neobdavčeni znesek po prvem odstavku 3. člena uredbe znaša 126 eur (100 km x 7 dni x 0,18 eur), torej manj kot 140 eur.

GOSPODARSTVO: Kako bomo po novem izplačevali povračilo stroškov prevoza delavcu iz naslova javnega prevoza- dnevna vozovnica za dneve prisotnosti, ki je do sedaj znašala med 170 in 180 euri mesečno. Podlaga za izplačilo je branžna KP oz. podjetniška kolektivna pogodba.

Celoten znesek povračila v višini vozovnice javnega prevoza je v tem primeru neobdavčen. Uredba pri določitvi neobdavčenega zneska ne določa, da bi bilo treba nastanek stroška dokazovati z računom ali predložiti vozovnico.

Višina neobdavčenega zneska po Uredbi se določi upoštevaje število kilometrov razdalje med delavčevim običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela in glede na število dni prisotnosti na delu. V primeru, da bi bil znesek vozovnice višji od neobdavčenega zneska, določenega na podlagi prvega odstavka 3. člena Uredbe (npr. v primeru, da delodajalec povrne celotno ceno mesečne vozovnice, ne glede na dni prisotnosti delavca na delu), bi se razlika med zneskom, izračunanim na podlagi prvega odstavka 3. člena Uredbe (kilometrina glede na dneve prisotnosti na delu) in dejanskim zneskom povračila vštevala v davčno osnovo. Če pa bi bil neobdavčen znesek, izračunan po prvem odstavku 3. člena Uredbe, nižji od 140 eur, pa bi se v davčno osnovo všteval znesek razlike med dejansko izplačanim povračilom in zneskom 140 eur. Če delavec na delu ne bi bil prisoten vse dni v mesecu in bi bil znesek kilometrine po prvem odstavku 3. člena Uredbe (dejanski izračun z upoštevanjem dni prisotnosti) nižji od cene vozovnice, bi se upoštevaje drugi odstavek 3. člena Uredbe kot neobdavčen znesek upošteval znesek 140,00 eur, razlika do dejansko izplačanega povračila pa bi se vštevala v davčno osnovo.

GOSPODARSTVO: Če delavec v pogodbi o zaposlitvi ima zapisano, da se delo opravlja deloma na sedežu podjetja, deloma v pisarni delodajalčevega naročnika, katera je oddaljena več kot 1 km in tam delavec opravlja delo 1x tedensko - ali se mu lahko po novih pravilih izplača 140 eure/mesečno brez obdavčitve?

Delodajalec mora pri določitvi višine povračila stroškov prevoza na delo in z dela delojemalcu prvenstveno upoštevati znesek, ki je kot pravica iz delovnega razmerja določen v delovnopravnih predpisih, ki ga zavezujejo. Pri izplačilu povračila delojemalcu pa mora delodajalec kot plačnik davka po Uredbi ugotoviti znesek, do katerega se povračilo ne všteva v davčno osnovo. Osnovno pravilo določitve neobdavčenega zneska povračila stroškov prevoza na delo in z dela je v višini 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča. Če je tako izračunan znesek (kilometrina) nižji od 140 eur, pa se kot najvišji neobdavčen znesek upošteva 140 eur. Znesek 140 eur predstavlja mesečni pavšalni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza ne všteva v davčno osnovo. Pri tem ni pomembno število dni prisotnosti na delu v posameznem mesecu. Edina pogoja za upoštevanje neobdavčenega zneska 140 eur sta:

- vsaj en dan prisotnosti na delu v mesecu in

- vsaj en kilometer oddaljenosti od kraja običajnega prebivališča delojemalca do delovnega mesta.

GOSPODARSTVO: Za prevoz na delo 0,18 eur za km sprašujem, zakaj se omenja limit 140,00 eur. Nekdo ima prevoza manj kot 140,00 eur, drugi na primer več (se vozi iz Maribora), ali je 140,00 eur neobdavčen del? To je zelo nerazumljivo in prosim za bolj enostavno razlago.

Ali lahko obračunamo 0,18 eur km in toliko izplačamo zaposlenim-neobdavčeno?

V prvem odstavku 3. člena Uredbe je določen osnovni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo, in sicer v višini 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.

V drugem odstavku 3. člena Uredbe pa je določeno, da če je znesek za posamezni mesec, določen po navedenem osnovnem pravilu iz prvega odstavka, za posameznega delojemalca nižji od 140 evrov, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza na delo in z dela v višini 140 evrov.

Znesek 140,00 EUR je določen na mesečni ravni, ne glede na število dni prisotnosti na delu oziroma se kot znesek, ki se ne všteva v davčno osnovo, upošteva ob pogoju:

  • da je delavec na delu prisoten vsaj en dan v mesecu in
  • da je delojemalčevo običajno prebivališče vsaj en kilometer oddaljeno od mesta opravljanja dela.

Če v podjetju izplačujete prevoz na delo po 0,18 €/km in javni prevoz ni možen, po „novi“ Uredbi za vas ni sprememb, kar pomeni, da tudi če izplačate več kot 140,00 € (npr. 200,00 €), to za vas predstavlja neobdavčeni del  (izračun števila dni prisotnosti x km x 0,18 €).

GOSPODARSTVO: Naše podjetje ni vezano na nobeno kolektivno pogodbo. V svojih splošnih aktih imamo povračilo potnih stroškov vezano samo na kilometrino. Upoštevamo najkrajšo pot, ki jo izplačamo po 0,18 eur/km do vključno 50 km v eno smer. Od 51 km dalje pa po 0,11 eur/km. Javnega prevoza nimamo oziroma ne izplačujemo vozovnic.

Ali sprememba uredbe kakorkoli vpliva na naša izplačila?

Oziroma ali moramo kakorkoli upoštevati omejitev 140 eur iz drugega odstavka 3. člena Uredbe.

V prvem odstavku 3. člena Uredbe je določen osnovni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo, in sicer v višini 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.

V